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深度教程 / 05

发票与收据整理:去重、分币种汇总和人工核对

用 8 条合成票据文字练习月份归属、重复识别、金额缺失和多币种汇总。先得到可对照的登记表,再考虑连接邮箱和表格。

shancha 整理6 个阶段 · 完整提示词6 份练习材料
本篇目录
  1. 先看输入与交付结果
  2. 准备与能力检查
  3. 执行与接管边界
  4. 01 先确定统计期间和日期口径
  5. 02 提取字段,未知值保持未知
  6. 03 识别重复候选,原始材料全部保留
  7. 04 按币种汇总,并把例外对回原始材料
  8. 05 先验收 CSV,再决定是否追加到表格
  9. 06 留好核对队列,再安排下个月
  10. 排错与验收清单
  11. 下载练习材料
  12. 来源与验证范围
先看结果

先确认输入,再对照完整交付物

下面保留了原始材料、逐项结果和完整报告。先独立处理输入,再用参考结果检查遗漏与分歧。

本页演示范围

票据来自原创合成文字摘录,未进行 PDF/OCR 或真实财务系统实测。本轮没有读邮箱、上传凭证、写表或付款。

票据整理练习台
8 条合成文字摘录 · 两种币种

本站原创合成材料。先看输入独立练习,再切换参考结果对照。

原始票据文字
IN01|来源 mail-A/attachment-1
发票 C100,示例云服务,2026-09-10,CNY 120.00,已付款。

IN02|来源 mail-B/attachment-2
再次转来的发票 C100,示例云服务,CNY 120.00,已付款。

IN03|来源 mail-C/attachment-3
Receipt U200, Example Design, 2026-09-12, USD 20.00, Paid.

IN04|来源 mail-D/attachment-4
账单 C180,CNY 80.00,待付款。

IN05|来源 mail-E/attachment-5
收据 C190,日期 2026-09-20,已付款,币种 CNY,但金额文字模糊无法读清。

IN06|来源 mail-F/attachment-6
发票 C150,CNY 50.00,已作废,不计入有效收据。

IN07|来源 mail-G/attachment-7
收据 C199,开具日期 2026-10-02,CNY 99.00,已付款。

IN08|来源 mail-H/attachment-8
收据 C130,示例通讯,2026-09-28,CNY 30.00,已付款。
月份与登记规则
本练习统计票据开具日期在 2026-09-01(含)至 2026-10-01(不含)的已付款、未作废、金额明确且去重后的记录。按供应商+票据号+币种识别重复候选;关键字段冲突交人工,不能静默覆盖。保留每份原始材料与来源。不同币种分别汇总,不换汇。待付款、金额不清、作废和跨期分别列队列。CSV 字段需要防止公式注入;写入表格时按原始值处理。
这里展示完整输入与预期交付物,切换不会运行任务。第三方连接与写入需在自己的环境另行验收。
开始前

把材料与工具准备清楚

从文字摘录练习

  • 下载 8 条原始材料与归档规则,独立提取后再对答案。
  • 本期按票据日期归属 2026 年 9 月,不按收件日期。
  • 本练习没有提供可验真的票据原件,金额与有效性仍需人工核对。

连接真实来源时

  • 先明确邮箱、时间范围、附件类型和单次上限。
  • 核对附件读取、文件保存与 Sheets 追加能力,缺失时输出本地 CSV。
  • 凭证含财务信息,确认共享目录和第三方表格的可见范围后再保存。

先用下面的材料和指令完成一次文件练习。接入自己的服务时,核对实际账号、可用工具与操作范围,再按每步的检查点继续。

先下载原始材料与规则 ↓
执行与接管

执行与接管边界

以下动作以已约定的输入、账号和范围为前提;设置 Routine 不会扩大授权范围。

可自动执行

整理提供的票据提取文本,核对金额、币种、状态和重复项,生成待归档清单。

需要确认

读取真实附件、Drive 上传位置、文件命名与覆盖、移动或删除原件先确认;归档不包含付款授权。

失败后接管

OCR、金额或上传状态不明时保留原件和异常表;按原邮件、附件身份及目标文件查重,由你核查后再补传。

STEP 01

先确定统计期间和日期口径

先约定按票据日期、付款日期还是邮件收到日期归属月份。本练习采用票据开具日期,9 月 1 日含、10 月 1 日不含。

收据、未付账单、作废票据和退款凭证也要分开。没有原件与完整业务记录时,这张表只能整理资料,不验证票据真伪或替代专业审核。

阶段 01 · 先确定统计期间和日期口径
只读取 source-invoices.json 和 filing-rules.md,先复述统计期间、日期口径、可计入条件、重复规则和缺失处理。不要读取真实邮箱、连接表格、付款或上传材料。输出材料索引,保留所有 8 条原始编号与来源。
应拿到什么

8 条输入索引与明确的期间边界。

检查点

IN07 因票据日期属于 10 月而不进入本期,不能只看收件时间。

STEP 02

提取字段,未知值保持未知

每条材料提取供应商、票据号、日期、金额、币种、付款/作废状态和来源。金额看不清时保留空值并说明,不能用 0 代替。

本页使用文字摘录,PDF 分页、扫描件旋转、税额和 OCR 识别都还没有验证。真实附件需要回到原文件人工抽查。

阶段 02 · 提取字段,未知值保持未知
为 8 条文字摘录提取字段:source_id、供应商、票据号、票据日期、金额字符串、币种、付款状态、作废状态、来源、缺失项。未知保持 null 并写原因,不推断汇率或税额,不修补模糊数字。先输出 extracted.json,不看参考答案。
应拿到什么

字段齐全且保留来源的结构化材料。

检查点

IN05 金额仍为空;IN04 与 IN06 的状态没有被改成有效已付。

STEP 03

识别重复候选,原始材料全部保留

文件名相同不一定是同一张票据,文件名不同也可能是转发副本。先按供应商、票据号和币种建立候选关系,再核对金额与日期。

关键字段矛盾时交人工,不把后来的文件静默覆盖前一份。缺少票据号时单列待核查,不能仅凭同一金额自动删除。

阶段 03 · 识别重复候选,原始材料全部保留
依据归档规则识别重复候选,列主记录、重复材料、对照字段与置信依据。IN01 与 IN02 应建立关系,原始两条都保留。遇到同键不同金额或日期时标冲突,不自动覆盖,不删除任何附件。输出 dedupe.csv。
应拿到什么

IN02 是 IN01 的重复候选,不重复进入合计。

检查点

8 条原始材料仍然存在;去重后的统计与保留原件数量分别说明。

STEP 04

按币种汇总,并把例外对回原始材料

先筛选本期、已付、未作废、金额明确的独立记录,再按币种汇总。使用最小货币单位或可靠的十进制运算,避免浮点误差。

本练习的可计入记录为三条,CNY 与 USD 分开显示。待付款、金额不清、作废、跨期和重复各有去向,合计数字必须能逐项解释。

阶段 04 · 按币种汇总,并把例外对回原始材料
对符合条件的独立记录按币种汇总,金额以分为单位计算后格式化显示。输出每个币种的记录 id、数量与合计,另列待付款、需核对、作废、跨期和重复队列。不得换汇,不合并币种,不把未知金额当 0。核对 8 条输入均有处理结果。
应拿到什么

CNY 150.00、USD 20.00,3 条独立已付,5 条其他处理结果。

检查点

不能出现“合计 170”;各队列加上已付记录能覆盖全部 8 条材料。

STEP 05

先验收 CSV,再决定是否追加到表格

下载的登记表先在本地审阅。导出 CSV 时将可能被表格软件执行的文本按文本处理;供应商名或备注也可能以公式字符开头。

Google Sheets 的 append 会追加值,并不会替你完成业务去重。真实写入前核对目标表、工作表和已有业务键;写入后回读新行,结果不明时先查重。

阶段 05 · 先验收 CSV,再决定是否追加到表格
先生成本地登记 CSV,清理会触发表格公式的文本字段,保留原始值的可回查记录。若之后我批准指定表格和行范围,先查已有业务键,再追加新的确认记录;按原始值模式写入,记录实际写入范围并回读。没有写权限则交 CSV,不上传 Drive、不改历史行、不付款。
应拿到什么

本地登记表;获新授权时才有真实追加与回读证据。

检查点

重复运行不会多一行同票据;未写入时明确说明,没有把本地文件当作在线表格成功。

STEP 06

留好核对队列,再安排下个月

人工核对队列比一个看起来完整的总数更有用。保留金额不清的来源、重复关系和排除原因,复核后再产生修订版本。

月度 Routine 需要写清时区、期间计算、补发票据和重跑规则。新到的旧月份票据单列补录,不静默修改已确认历史表。

阶段 06 · 留好核对队列,再安排下个月
把验收的方法存为 invoice-register Skill:月份边界、字段、去重、分币种计算、缺值处理、输出、复核与修订规则。默认停在本地文件。月度 Routine 先给草案,明确延迟到达票据如何补录;写表、上传、付款与对外发送不自动授权,不联系其他 Bot。
应拿到什么

可复用说明与仍待人工核对的清单。

检查点

重跑和补录有记录,不覆盖原始材料或已确认的历史结果。

排错与验收

卡住时先看证据,再决定下一步

同一票号出现不同金额

标记冲突并回查原件、供应商与票据版本,不能自动选择较新文件覆盖。

金额或币种看不清

保留空值、来源和待核对原因,先不进入合计。

出现多种币种

分别汇总;如业务确实需要换汇,另定汇率来源、日期与精度,本练习不换汇。

追加超时后担心漏写

先按业务键回读目标表,不把超时直接当失败,也不盲目再次追加。

旧月份发票现在才收到

按既定日期口径进入补录队列,留修订版本;不要静默改写已确认总数。

完成前,逐项核对

勾选用于本次自查,刷新后重置;不代表真实服务已经通过验证。

已核对 0 / 6 项

练习材料

原始输入与参考答案分开下载

第一次先交原始材料和规则,不提前提供参考答案。验收后,再下载报告与全部提示词保存。

来源与验证范围

把官方能力与练习结果分别核对

内容更新日期: · 修改页面不等于重新核验资料或实操。

资料核验:未核验 · 暂无核验日期
尚无本案例单独核验官方资料的记录;下列来源供复核,不能视为已核验。

实操核验:未核验
未核验真实账号、外部工具写入、定时执行或长期运行效果;合成练习与页面自查不能替代实操核验。

票据来自原创合成文字摘录,未进行 PDF/OCR 或真实财务系统实测。本轮没有读邮箱、上传凭证、写表或付款。

  1. Gmail API:读取指定邮件附件 ↗

    核对附件读取对象;本练习只使用文字摘录,未实际读取附件。

  2. Google Sheets:追加值 ↗

    核对追加语义,业务去重与回读仍需流程实现。

  3. Grok Bot:应用与共享电脑 ↗

    核对连接方式、可见范围与账号内共享状态。

  4. Grok Bot:Skills 与 Routines ↗

    先验证一次手动任务,再保存与安排重复运行。

下一步

用自己的小批材料,再验收一次

保留原始输入和操作记录,先确认每项结果能回查,再增加连接与重复运行。

相关外部资料 217 条 →官方资料和原作者分享,每条附核验范围说明。

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